Premium-Tagungsmanagement in kürzester Zeit
Kickoff: 16 Events.
4.000 Menschen.
1 Partner.
zielsetzung
16 Städte.
Ein Erlebnis.
Kick-Off
Kurz vor Weihnachten erhielten wir eine dringende Anfrage von einem internationalen Industriekonzern, langjähriger Stammkunde von Allgäu Events: Der interne Jahresauftakt sollte spontan nicht mehr digital, sondern endlich wieder in Präsenz stattfinden – und die mehr als 4.000 überregional verteilten Mitarbeitenden als ein Team zusammenführen.
Neue Produkte, strategische Ausrichtungen und Veränderungen sollten verständlich vermittelt werden. Gleichzeitig galt es, den Teamzusammenhalt zu stärken und den Mitarbeitenden Wertschätzung zu zeigen.
Der Anspruch war hoch – und der Zeitdruck enorm: Es brauchte ein Format, das informiert, motiviert und verbindet. 16 Events in 16 Städten innerhalb von weniger als 14 Tagen, mit gleichbleibender Premium-Qualität und lediglich wenigen Wochen Vorlauf.
Facts & Figures
Format: Konzernweites Kickoff-Event: 16 Tagungen mit Abendveranstaltung
Anlass: Jahresauftakt & Vorstellung strategischer Unternehmensziele & Produktneuheiten
Kunde & Branche: Internationaler Industriekonzern
Teilnehmende: über 4.000 Mitarbeitende aus der gesamten DACH-Region
Ort & Location:16 Städte in Deutschland, Österreich und der Schweiz – Hotels & Eventlocations
Zeitrahmen: 7 Wochen Vorlauf bis zum ersten Event, 16 Events in 1,5 Wochen
Zielsetzung: Information & Motivation zum Jahresauftakt, persönliche Begegnung, Wertschätzung, Teambindung
Unsere Leistungen: Teilnehmermanagement, Location-Suche & Buchung, Koordination von über 80 Dienstleistern, Veranstaltungsregie, Technik, Betreuung vor Ort durch zwei parallele Eventteams
Unsere Lösung
Rundum perfekt organisiert
Full-Service
Um ein Projekt in dieser Größenordnung umzusetzen, entwickelten wir nur sieben Wochen vor dem ersten Kickoff eine präzise orchestrierte Eventserie – und zeigten, was echter Full-Service ist. Jedes der 16 Events haben wir von Grund auf geplant und in kompromissloser Premium-Qualität umgesetzt. Das umfasst:
Location-Scouting & Buchung: Passende Hotels und Eventlocations in Deutschland, Österreich und der Schweiz – termingerecht reserviert und vorbereitet
Teilnehmermanagement – Vorbereitung: Eigens programmierte Microsite für Einladungen und Anmeldungen, Auswertung der Teilnehmerstatistiken in Echtzeit
Teilnehmermanagement – vor Ort: Einlasskontrolle via QR-Code, Helpdesk, Ausgabe von über 4.000 gebrandeten Hoodies und Materialien
Dienstleisterkoordination: Zentrale Steuerung von über 80 Dienstleistern – für den Kunden vor Ort kein organisatorischer Aufwand für den Kunden vor Ort
Die inhaltliche Durchführung der Tagungen lag vollständig beim Kunden – wir übernahmen sämtliche Schnittstellen, Logistik und Abläufe, damit sich die Verantwortlichen ausschließlich auf ihre Inhalte konzentrieren konnten.
Zusätzliche Herausforderung: Die 16 Events fanden in weniger als zwei Wochen statt – teils also mit zwei Veranstaltungen in verschiedenen Städten am selben Tag. Um dies zu ermöglichen, agierten wir mit zwei Eventteams, die unabhängig voneinander verschiedene Standorte betreuten und insgesamt über 8.000 Kilometer Fahrtstrecke zurücklegten.
Ergebnis & Wirkung
Dank dieser sorgfältigen Planung und Betreuung konnten unsere zwei parallel reisenden Eventteams jedes Event in höchster Qualität realisieren.
Der Kunde selbst konnte sich ganz auf die inhaltliche Durchführung konzentrieren und erreichte seine über 4.000 Mitarbeitenden persönlich – trotz Remote Work und geografischer Streuung.
Die Veranstaltungen stärkten:
Verständnis für neue Produkte, Strategien und Veränderungen
Emotionale Bindung an das Unternehmen
Teamzusammenhalt über Standorte hinweg
Wahrgenommene Wertschätzung und Motivation der Mitarbeitenden
Die zentrale Botschaft des Jahresauftakts wurde nicht nur kommuniziert, sondern erlebt:
„Wir ziehen als Unternehmen gemeinsam in die Zukunft“.
Das Projekt zeigt, wie komplexe Eventserien selbst unter extremem Zeitdruck professionell umgesetzt werden können – mit klarer Struktur, eingespielten Teams und einem starken Full-Service-Partner im Hintergrund.
Das sagen wir zur Eventreihe
Über 20 Jahre Erfahrung
Eventberatung auf höchstem Niveau
Wir hören zu, denken kreativ und planen mit Know-how und Commitment – bis jedes Detail sitzt. Seit 20 Jahren veranstalten wir Premium-Events, die Menschen verbinden und Marken lebendig werden lassen.
Machen auch Sie den nächsten Schritt
WEitere Referenzen
andere Herausforderungen,
gleiches Engagement
XXL-Kettenreaktion: 3 Unternehmen, ein Ziel
Kickoff: 16 Events. 4.000 Teilnehmende. Eine Botschaft.
Wenn Unternehmenswerte zum Erlebnis werden
THE GAME: Wertschätzung mit Wow-Effekt
Gemeinsam Stark: 900 Personen Kettenreaktion
Weihnachtsfeier: THE GAME
Tagungsabschluss: Seifenkiste
Incentive REisen
Darfs ein bisschen mehr sein?
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